Lời giải cho bài toán tuyển dụng của Decathlon Việt Nam

Điều ấn tượng đầu tiên của tôi với anh Nguyễn Huy Phương chính là chức danh có phần phức tạp và lạ lùng: Continuous Improvement Leader/Industry 4.0 Leader (Trưởng bộ phận Cải tiến liên tục và Chuyển đổi số). Việc có hẳn một chức danh phụ trách hoạt động Chuyển đổi số đã phần nào giải thích được thành công của Decathlon trong việc triển khai các giải pháp công nghệ. Thành thật thừa nhận là người chưa từng trả lời phỏng vấn, cũng không quen với ống kính máy quay, nhưng điều đó chỉ càng chứng tỏ hơn sự say mê chân thành, tâm huyết của anh với bước ngoặt chuyển đổi của Decathlon Việt Nam qua từng câu trả lời.

Hy vọng rằng qua những chia sẻ của anh, người đọc sẽ thấy được những nỗ lực của Decathlon Việt Nam và của riêng anh trên con đường Chuyển đổi số nói chung và cách thức giải quyết bài toán tuyển dụng bằng công nghệ nói riêng; từ đó được truyền cảm hứng để viết nên câu chuyện của chính mình.

Vân Anh: Em không phải là người đam mê thể thao, cho nên thành thực mà nói một năm trở lại đây em mới biết đến Decathlon, liệu em có lạc hậu quá?

Anh Nguyễn Huy Phương: Cũng không có gì là lạ, thực ra 2 năm trở lại đây người tiêu dùng Việt Nam mới biết đến Decathlon như là một thương hiệu thể thao hàng đầu nước Pháp, chứ cũng không mấy người biết rằng Decathlon đã chính thức có mặt ở Việt Nam từ những năm 1995. Cũng ít người biết rằng, Việt Nam chính là quốc gia sản xuất lớn thứ hai của Decathlon chỉ sau Trung Quốc. Trong năm 2018, Decathlon Việt Nam đã sản xuất khẩu khoảng 150 triệu sản phẩm đi khắp các nước trên thế giới từ hơn 80 nhà cung cấp nội địa.

Tháng 1 năm 2017, chúng tôi mới chính thức mở bán trực tuyến tại Việt Nam trên trang www.decathlon.vn. Năm đầu tiên cũng chỉ có khoảng 350 mẫu sản phẩm nhưng năm 2018, số lượng đã lên đến hơn 3.500 mẫu với các chủng loại khác nhau.

Vân Anh: Vậy khởi nguồn từ ý tưởng nào mà Decathlon được hình thành?

Anh Nguyễn Huy Phương: Cửa hàng đầu tiên đã được mở ra ở thị trấn Englos của Pháp vào năm 1976 từ ý tưởng “Mang tất cả các môn thể thao về dưới cùng một mái nhà” – điều mà trước đây chưa từng có ở nước Pháp. Nghĩa là những người chơi nhiều môn thể thao hay một gia đình với những thành viên có sở thích khác nhau đều có thể tìm thấy tất các sản phẩm đáp ứng nhu cầu của mình tại cùng một địa điểm.

Song song với ý tưởng đó thì chúng tôi có một mục tiêu thách thức hơn là: Làm sao để mang thể thao đến với đại quần chúng. Có nghĩa rằng ngoài việc mở rộng chi nhánh và cửa hàng ở các quốc gia trên thế giới, đảm bảo hàng hóa luôn có mặt đầy đủ trên kệ, chúng tôi cần phải tính toán, cải tiến liên tục để đưa ra được mức giá thành hợp lý, đảm bảo những khách hàng bình dân nhất cũng có tiếp cận được với thể thao qua sản phẩm của Decathlon. Chiếc balo 63.000 là một ví dụ. Chúng tôi đã làm rất nhiều từ tối giản thiết kế đến tối đa số lượng, sử dụng tỷ lệ nội địa cao… để tạo ra được 1 chiếc ba lô quốc dân, đơn giản – tiện dụng – giá rẻ nhưng vẫn nhiều lựa chọn về màu sắc. Chúng ta không thể tìm thấy điều này ở những nhãn hiệu thể thao như Nike hoặc Adidas.

Vân Anh: Nếu tính trên toàn thế giới thì Decathlon hiện có khoảng bao nhiêu cửa hàng, con số có lên tới 1000 không?

Anh Nguyễn Huy Phương: Hơn chứ, tính đến thời điểm hiện tại Decathlon đã có mặt ở hơn 50 quốc gia trải dài trên 4 châu lục với số lượng khoảng 1500 cửa hàng và có gần 90 ngàn nhân viên đang làm việc. Ở Việt Nam, cửa hàng đầu tiên được khai trương vào ngày 27/4 tại Hà nội với diện tích 4.300m2, cửa hàng thứ 2 tại Hồ Chí Minh rộng 2.600m2 cũng mới được mở hồi tháng 7/2019. Số lượng nhân viên tính cả mảng sản xuất và bán lẻ khoảng 530 người.

Vân Anh: Mỗi năm Decathlon Việt Nam tuyển khoảng bao nhiêu người, đặc thù nhân sự là gì? Có gặp khó khăn gì không, thưa anh?

Anh Nguyễn Huy Phương: Khoảng 2 năm trở lại đây, theo số liệu thống kê thì mỗi năm Decathlon Việt Nam tuyển khoảng 100 đến 150 người tính cả tuyển mới và thay thế. Có đến 70% nhân sự dưới 35, họ đam mê thể thao, dám thay đổi và muốn tạo ra sự khác biệt. Đây không chỉ là đặc thù nhân sự ở Việt Nam mà còn là ở Trung Quốc, Ấn Độ, Pháp và Decathlon trên toàn cầu. Các bạn ấy đều mong muốn được làm việc trong một môi trường có sự tương tác và kết nối, không chỉ kết nối giữa con người với nhau mà trong cả một chuỗi cung ứng gồm nhiều giai đoạn và và quy trình phức tạp. Đây là một thách thức lớn. Cho nên, chúng tôi buộc phải đổi mới và cập nhật liên tục, không chỉ là về văn hóa, môi trường, cách thức làm việc mà còn cả về mặt công nghệ để có thể bắt kịp xu hướng, đáp ứng tốt hơn, nhanh hơn những kỳ vọng của nhân viên.

Vân Anh: Xét ở khía cạnh công ty thì sao, anh đánh giá như thế nào về vai trò của công nghệ?

Anh Nguyễn Huy Phương: Thế giới đang đi vào giai đoạn chuyển giao, bối cảnh kinh tế ngày càng trở nên phức tạp, nhiều trật tự mới được hình thành, hành vi của người tiêu dùng thì khó đoán, thế hệ GenY, GenZ dần trở thành lực lượng lao động chính, công nghệ cũng biến chuyển chóng mặt mỗi ngày….giống như Jack Ma đã từng dùng khái niệm V.U.C.A. (Volatility, Uncertainty, Complexity, Ambiguity) để miêu tả. Đối phó lại với giai đoạn đặc biệt này thì 1 trong những yếu tố tiên quyết để thành công là khả năng ra quyết định nhanh và chính xác. Công nghệ lúc này sẽ tỏ rõ vai trò và sức mạnh của nó.

Chúng ta cần công nghệ để tìm ra nhiều điểm chạm hơn với khách hàng, nắm bắt được thói quen và sở thích của họ. Chúng tôi vẫn thường quan sát, thu thập thông tin, thiết kế sản phẩm, đưa vào phòng thí nghiệm để kiểm tra, cho khách hàng sử dụng thử. Sau đó, dựa trên những phản hồi từ người dùng về màu sắc, mẫu mã thiết kế, sự thoải mái và mức độ an toàn, chúng tôi mới điều chỉnh lại và sản xuất hàng loạt. Công đoạn cuối cùng là đưa đến các kho hàng, hệ thống bán lẻ của Decathlon rồi mới đến tay người tiêu dùng. Quy trình khép kín này không thể vận hành nếu thiếu sự tham gia của công nghệ. Mặt khác chúng ta cũng cần ứng dụng công nghệ để đổi mới cách thức vận hành trong nội bộ nhằm gia tăng giá trị, tính hiệu quả cũng như cải thiện năng suất lao động.

Xét dưới góc độ kinh doanh hay đứng trên quan điểm của nhân sự thì chúng ta đều cần công nghệ để tạo ra những bước đột phá. Ban lãnh đạo và những người đứng đầu đều ý thức được vấn đề này, chỉ có điều đứng trước một sự thay đổi, làm thế nào để chúng ta thành công và ai sẽ là người nhận trách nhiệm tiên phong để thực hiện.

Kể cả câu chuyện về Tuyển dụng mà ngày hôm nay chúng ta sẽ bàn về cũng vậy. Chúng tôi đều biết mình cần phải thay đổi nhưng mọi thứ không phải chỉ là bỏ tiền mua một phần mềm về, rồi tự nhiên tất cả đều dễ dàng trơn tru và được tự động hóa.

Vân Anh: Vậy anh đã bắt đầu như thế nào?

Anh Nguyễn Huy Phương: Sau nhiều trăn trở và những nỗ lực không thành, tôi quyết định đại diện cho đội ngũ Tuyển dụng của Decathlon Việt Nam đi khảo sát mô hình quốc tế tại các nước Pháp, Ấn Độ và Trung Quốc để xem Decathlon ở đó họ giải quyết bài toán tuyển dụng như thế nào. Pháp là nước khởi nguồn của Decathlon nên chắc chắn có nhiều bài học về cách quản lý tuyển dụng nói chung, Ấn Độ là nước khá tương đương với Decathlon Việt Nam về cả dân số và quy mô doanh nghiệp còn Trung quốc là nơi hội tụ đầy đủ các yếu tố về cách quản lý – văn hóa – dân số trẻ – ứng dụng công nghệ. Điều khiến tôi ấn tượng nhất là ở Trung Quốc, họ có hơn 10.000 nhân viên, hơn 200 cửa hàng bán lẻ và 4 văn phòng sản xuất, có mặt ở hơn 30 thành phố nhưng bộ phận Tuyển dụng chỉ khoảng 10 người. Tôi tò mò điều gì khiến họ có thể tiết kiệm được nguồn lực và tối ưu hóa được công việc đến vậy. Có rất nhiều bài học tôi đã rút ra về cách tổ chức, quy trình quản lý… nhưng có 1 điểm chung tôi phát hiện ra, đó là một mô hình phần mềm mà tất cả các nơi đều sử dụng (Pháp, Trung Quốc, Ấn Độ, sau này tôi biết thêm Bangladesh cũng sử dụng) mà tôi thấy nó khá giống Base E-Hiring, à không, phải giống đến 80%.

Tất nhiên, tôi đã từng nghĩ đến chuyện mua phần mềm ở Trung quốc hoặc Ấn Độ rồi về triển khai cho Decathlon Việt Nam. Nhưng sau khi cân nhắc đến chính sách bảo hành, kế hoạch triển khai, các vấn đề bảo trì hệ thống, hay những dịch vụ chăm sóc sau bán hàng thì tôi đã quyết định tìm hiểu và lựa chọn các giải pháp sẵn có ở Việt Nam. Sau chuyến đi đó về tôi quyết định ký hợp đồng sử dụng Base E-Hiring trong vòng 3 năm, tôi đã xác định đây là một hành trình dài, chứ không phải là làm ngắn hạn. Tôi còn có tham vọng nhiều hơn rằng, Base E-Hiring sẽ có thể phát triển hoàn thiện hơn từ những góp ý của Decathlon và Decathlon cũng gặt hái được nhiều thành công nhờ phần mềm.

Vân Anh: Vậy cho đến thời điểm hiện tại Decathlon đã áp dụng thành công phần mềm Base E-Hiring để giải quyết bài toán dụng chưa? Trong quá trình áp dụng và triển khai anh có gặp rào cản gì không?

Anh Nguyễn Huy Phương: HKhông có bất cứ rào cản nào từ phía ban lãnh đạo, họ rất ủng hộ, chỉ cần một giải pháp phù hợp và có một người đứng ra để đảm đương. Còn từ phía nhân viên, những bỡ ngỡ ban đầu và nỗi sợ hãi khi phải thay đổi, tôi không muốn gọi đó là rào cản, tôi muốn gọi đó là thách thức. Trước đây họ đang quen với những công cụ đơn giản như excel hay email, thì giờ họ buộc phải thích ứng với công nghệ và làm theo một quy trình chuẩn. Bởi vì công cụ sinh ra là để mọi người làm việc tốt hơn, còn thời điểm giao thoa giữa con người và công cụ thì chúng ta phải có tư duy mở để chấp nhận sự thay đổi cũng để khắc phục những khó khăn trước mắt. Về ngắn hạn, có thể nó sẽ tạo ra một vài sự đình trệ trong quá trình làm việc, nhưng về mặt trung và dài hạn thì chắc chắn nó sẽ có lợi ích cho chính họ và cho công ty.

Tính đến nay cũng được hơn một năm kể từ khi Decathlon ký hợp đồng sử dụng Base E-Hiring. 6 tháng đầu tiên tôi dành ra để nghiên cứu sản phẩm, xây dựng quy trình và làm việc với bộ phận nhân sự. Bởi vì đặc thù của Decathlon là các cấp quản lý tham gia khá nhiều vào việc tuyển dụng, cho nên giai đoạn chuẩn bị và thử nghiệm rất quan trọng. Tôi cần phải đảm bảo công cụ này thực sự vận hành ổn định và quy trình mình xây dựng phù hợp với cách thức tuyển dụng của Decathlon.

5 tháng gần đây tôi bắt đầu triển khai sâu xuống đến các bạn quản lý, thành công bước đầu là tất cả các cấp quản lý đều coi E-Hiring như một phần tất yếu của công việc. Họ bắt đầu dùng thường xuyên và có những phản hồi tích cực.

Vân Anh: Thú thật thì em tò mò về việc trước đây, khi chưa sử dụng Base E-Hiring thì mọi người đã làm việc cùng nhau như thế nào?

Anh Nguyễn Huy Phương: Trước đây người ta dùng một công cụ thần thánh là excel, tất cả đều quản lý ứng viên trên đó, qua mỗi vòng thì sẽ có một người ghi chú lại toàn bộ thông tin của ứng viên và chia sẻ lại cho người khác. Cách làm thủ công này sẽ phù hợp với những doanh nghiệp nhỏ, nhu cầu tuyển dụng ít vì nó đơn giản và không tốn chi phí gì. Nhưng đối với công ty có quy mô khoảng 500 đến 600 nhân sự trở lên, mỗi năm tuyển từ 100 đến 200 người, nhiều bộ phận và các cấp tham gia chung vào quy trình tuyển dụng, thì cách làm đó không hiệu quả. Bởi vì không phải file excel nào cũng được lưu lại một cách khoa học và có tính hệ thống, thậm chí mỗi người hoặc mỗi phòng ban lại có cách quản lý thông tin ứng viên khác nhau. Khi ứng viên chuyển qua phòng ban khác thì toàn bộ ghi chú cũ sẽ bị mất đi hoặc không được cập nhật. Cũng khó khăn để biết được ứng viên này đã nộp vào công ty bao nhiêu lần, lịch sử ứng tuyển ra sao, họ đã đi qua vòng nào, những người trước đánh giá ứng viên này như thế nào. Chúng ta không có cách nào khai thác và sử dụng hiệu quả những tài nguyên cũ.

Vân Anh: Hẳn là anh và đội ngũ Tuyển dụng đã gặp nhiều khó khăn

Anh Nguyễn Huy Phương: Đúng vậy, thêm nữa, giới hạn của excel và email chính là việc không thao tác được nhanh chóng, dữ liệu bị phân tán, tính tự động hóa và khả năng thông báo “real time” cũng không được hỗ trợ. Cấp quản lý phải chờ đợi rất lâu để có được danh sách 3 đến 4 bạn ứng viên tham gia phỏng vấn, có khi kéo dài tới cả 1 tháng. Không phải quá trình đó lâu mà thực chất có một độ trễ nhất định trong việc chia sẻ trao đổi thông tin, mọi thứ không được real time cho nên công việc thường bị gián đoạn.

Vân Anh: Vậy con số nào cụ thể để đo lường hoặc đánh giá mức độ hiệu quả từ khi doanh nghiệp áp dụng Base E-Hiring không, thưa anh?

Anh Nguyễn Huy Phương: Hiện tại thì chưa có đủ số liệu để nói lên cụ thể điều gì, nhưng như tôi vừa chia sẻ, việc mọi người đón nhận và coi nó như một phần trong công việc hàng ngày đã là thành công rồi. Điều này rất quan trọng, vì văn hóa ở Deacathlon là không ép buộc, mọi người phải hiểu, thấy được giá trị của nó và họ sẽ tự giác thay đổi để tốt hơn. Hơn nữa những lợi ích về mặt kinh tế hoặc hiệu quả về mặt công việc thì tôi đã nhìn thấy ngay từ đầu, chỉ cần người chơi chấp nhận chơi thì chắc chắn chúng ta sẽ gặt hái được thành quả.

Vân Anh: Nhưng làm thế nào để mọi người hiểu được lợi ích và tự giác sử dụng phần mềm?

Anh Nguyễn Huy Phương: Không có cách nào khác, chúng ta phải giúp cho các cấp quản lý nhóm, quản lý bộ phận hiểu về bức tranh tổng quan của toàn bộ quy trình Tuyển dụng. Rằng vì sao phải sử dụng công nghệ để tự động thu thập dữ liệu ứng viên, vì sao phải tương tác trao đổi với ứng viên bằng phần mềm, vì sao phải thảo luận và lưu lại các ghi chú, nhận xét trên hệ thống. Và rằng công nghệ sẽ giải phóng được rất nhiều thời gian của bộ phận HR để cho phép HR làm những công việc khác có giá trị gia tăng cao hơn cho công ty như đào tạo kỹ năng quản lý nhân sự, kỹ năng phỏng vấn, kỹ năng đàm phán lương hoặc làm cố vấn nhân sự cho từng team… Khi mọi người hiểu, thì tất cả đều trở nên dễ dàng.

Vân Anh: Anh có muốn nhắn gửi điều gì đến độc giả không?

Anh Nguyễn Huy Phương: Tôi có thể nhắn gửi đến Base được chứ?

Thay mặt công ty Decathlon, tôi xin cảm ơn các anh chị em Base.vn đã dành rất nhiều thời gian, tâm huyết để xây dựng nên một nền tảng công nghệ với những ứng dụng tuyệt vời, giải đáp những khó khăn chung của các doanh nghiệp trong thời đại số. Chắc chắn phần mềm của các bạn đang có ích cho xã hội, tôi hy vọng các bạn tiếp tục cải tiến để tăng thêm tính năng và cải thiện trải nghiệm của người sử dụng. Xin cảm ơn.

Vân Anh: Vâng, cảm ơn anh về cuộc trò chuyện rất thú vị hôm nay.

Leave a comment

Email của bạn sẽ không được hiển thị công khai. Các trường bắt buộc được đánh dấu *